轻松做演讲- 第2部分

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第4节：第1章　演讲：成功的关键所在（4）　　　　　　　　　

　　另外两种常见的商业演讲是做财务和技术报告（参阅第18章）。确实，它们有共同点，前者是后者的特殊形式，关键因素是对于无论是每季一次的结果还是科学研究的数据进行复杂信息的简化，你怎样做到这一点呢？首先，排除专业术语和无人理解的缩略词；其次，用听众熟悉的术语表达你的信息，利用比喻和类比将不懂的转换成知道的。不要向听众倾倒数据，不过，特别是在财务演讲时确实很容易就喷涌出许多。不要那样做，尽量将其保持到最少数，只要使用关键的指示词，解释它们的重要性就可以了，你的听众并不需要（或希望）了解每一个细节。　　　

　　说起数字，另一个特殊的状况涉及商业计划的演示（参阅第20章）。无论资金来自于风险投资者还是你受雇的那家公司的高层管理者，行事规则是相同的：你必须利用谈话说服他们拿出资金。这就意味着要提供真正的财务假设和来自于预期顾客的详细的反馈信息——这两方面演讲者经常会搞得乱七八糟。你不能期望人们只是由于对于工程师来说似乎很棒的技术而进行投资，你的谈话必须说明投资者需要拿出多少钱、什么时候收回和他们会赚多少。另外，你还要准备好快速回答听众提出的问题并现场站立思考和即席回答。　　　

　　其实，现场站立思考或许是商界中最常见的演讲——即席演讲的一个必要条件（见第23章）。你有没有遇到这种情况呢？参加会议时，有人转身对你说“你认为呢”，这时你的回答就是即席展示。你参加公开讨论或出席圆桌会议（两种商业会议经常采用的谈话形式）时，即席发言也会发生。当你必须在没有准备的情况下临时谈话时，你该怎样做呢？停顿一会儿，组织你的观点。一个简单的技巧是准备好一种万能句式，这样，无论你要谈论的是什么，总会有一个开端，让你有更多的时间去思考其他要说的话。　　　

　　假如你的演讲不是在自己的国家，情况就变得复杂了，你最终很可能要在国际听众前展示。面对今天全球化的经济和快速发展的跨国公司，这就意味着要同解说员合作，因为语言不同是一个很大的挑战。但是，更大的挑战是文化上的不同。在自己的国家无关紧要的语言和手势对于其他国家来说可能就是冒犯性的。例如，在西方国家代表死亡的颜色是黑色，在东方却是白色；在有些国家，演讲者需要送礼物给重要人物，在其他国家却被认为是贿赂。另外一个问题是文化上的帝国主义——总是假定每一种文化下的行事风格与自己的文化一样，情况并非如此。一个简单的用来平息听众激烈情绪的技巧是在演讲中引用某些属于听众的文化名人所说的话。引用他们的作家、艺术家或政治领导人物的话，表明你花费了时间去了解他们。（想了解更多关于国际演讲的信息，请参阅第22章。）　　　

　　另一种商业演讲是关于培训的（查阅第19章）。新雇员需要学习公司的流程，顾客需要了解如何使用你的产品，小商贩需要懂得发票的制度。尽管你不是专业的培训者，却有可能要向一群人说明怎样处理各种情况下的事情，这就涉及成人的心理教育和学习方法。别担心，只要采用一些基本的规则，应该能保证让你成功实现培训目标。首先，认清人们学习的方式不同，有人注重视觉，有人注重听觉，还有人注重肌肉运动知觉（触觉、平衡觉和身体运动）。这就意味着你必须让你的培训展示给三种类型的学习者；其次，成人学习者比较自我，你必须创建一种让他们感到安全的参与环境，即能担当回答错误的风险；第三，确信听众了解你说明的事情与他们的相关性，他们希望所学之事与提高工作中的表现有直接的联系。　　　

　　第19章还讲到了信息简报的问题，那是商界中普通的演讲类型。每当你作情况报告时，就是进行信息简报。简报成功的关键是获得可信赖的信息，将其组织成简短的片段，向听众展示信息对他们起怎样的作用。　　　

　　第五部分包括的最后一个特殊情况是虚拟演讲。记得会议总是面对面举行，一群人挤在一个房间里，就像恐龙在跳迪斯科一样。而现在许多会议是在电脑上或其他虚拟的地点举行，如网络会议、电话会议和电视会议等，它们作为新的类型有不同的运作规则。你要面对的是世界上居住在各种时区的人，要确保在看不见听众时让他们理解你，希望运用的技术用得恰到好处。每一种虚拟演讲都有它自己的优势和问题，例如，你要参加电视会议，外表显然很重要，穿纯色衣服，避免花式的；而假如你通过电话或电子邮件沟通，外表就不是一个问题。决定采取哪种最适合你的虚拟技术取决于演讲的目的和预算。（想了解更多关于虚拟演讲的信息，请查阅第21章。）　　　　　　　　　

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第5节：第1章　演讲：成功的关键所在（1）　　　　　　　　　

　　第2章　四要素：人物、事件、地点和原因　　　

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　　本章提要　　　

　　？明确演讲的功能和目的　　　

　　？掌握分析听众的技术　　　

　　？揭露创造和谐的秘诀　　　

　　？控制你的主题　　　

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　　“开始”总是任何活动（尤其是你准备演讲且想拔得头筹时）最棘手的部分。别担心，演讲不是令人痛苦的事，它也可以很有趣。　　　

　　本章推荐了几个开始演讲的简单方法（你也会喜欢）。　　　

　　明确演讲需要做的事情　　　

　　我知道演讲者有三种类型：让事情发生、观看事情发生和想知道发生了什么事情。假如你不想知道发生了什么，最好知道你想让什么发生。这一部分告诉你该怎样做。　　　

　　通知，劝说，娱乐　　　

　　演讲的传统功能是通知、劝说或娱乐。下面是一点不平常的认识：根据动机——你的演讲动机和听众的听讲动机，能作出更加有用的分析。你曾经被要求演讲吗？你被命令做演讲吗？你想做演讲吗？听众想听到你的演讲吗？他们是被迫还是愿意听你演讲呢？　　　

　　无论你怎么用功分析，目的是不变的：你想知道进行这次演讲的原因和所希望的结果以及根据目的创建你的演讲。　　　

　　树立明确目标　　　

　　你想完成什么目标？这个问题的答案对于你所做的有关演讲的每个决定都至关重要，然而，大多数人回答起来含混不清。　　　

　　第2章四要素：人物、事件、地点和原因第一部分有准备演讲我想出名。　　　

　　我想打动我的老板。　　　

　　我想把它做完了事。　　　

　　为了纠正这一点，交流管理顾问吉姆·卢卡斯沙斯基（Jim　Lukaszewski）建议人们创建一系列特定的信息目标。“你想树立你的威信吗？”他问，“你想让听众同意你在那个问题上的立场吗？你想让他们学会某方面的知识吗？你想使得他们发笑吗？你想让他们做什么？”　　　

　　写下你的目标，完善演讲内容时将其作为参考，这样有助于你决定演讲应该包括哪些内容。任何无助于实现目标的事情都应该被摒弃。　　　

　　咨询基本信息（时间、地点以及诸如此类的信息）　　　

　　无论你被邀请进行何种类型的演讲，有些信息对于塑造你的谈话是基本和重要的。你首先要知道你的联系人的名字，然后，你可以让他们给你提供你需要的其他信息。即使是在自己的公司演讲，你也有可能并不熟悉被安排去讲话的部门。安排你演讲的人应该帮助你作准备。下面列表中是一些需要你回答的问题。　　　

　　关于整件事情：　　　

　　会议的目的是什么？是常规会议还是特殊情况？是正式会议还是非正式会议？气氛严肃还是轻松？会议上我的发言重要吗？关于组织形式：　　　

　　会议议程是什么？发言采取什么形式？（普通会议、紧急会议还是公开讨论？饭前、饭中还是饭后？）我在什么时间开始发言？我需要展示多长时间？还有其他演讲者吗？他们什么时候发言？他们的发言内容是什么？他们的发言对我有竞争力吗？演讲之前发生了什么事？演讲之后发生了什么事？关于地点：　　　

　　我会在哪儿进行演讲？（在自己的办公楼，在其他公司的总部，还是在城外的会议中心？）我将在哪种类型的房间演讲？（会议室？听众席？）房间是什么样的布局？有哪些可用的设备？研究分析你的听众　　　

　　想与听众搞好关系吗？一开始就尽可能多地了解听众席上的人：他们是谁，有什么样的信仰，为什么听你讲话？这一程序叫做听众分析。　　　

　　你掌握的信息越多，就越有可能完成用讲话引起听众兴趣的目标。了解听众的兴趣能提高听众听你讲话的可能性，有助于决定你的信息。你要进行什么类型的辩论？最有效的例子是什么？你的解释有多复杂？你应该引用哪些权威的话？对于这些以及类似问题的回答决定了你演讲的内容和结构。　　　　　　　　　

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第6节：第1章　演讲：成功的关键所在（2）　　　　　　　　　

　　在下面几个部分中，我提出了许多关于听众的问题。你如何找到答案呢？首先，假如你在一家特殊公司或组织演讲，浏览它的网站，上面应该提供了工作人员的大量信息；其次，与安排你演讲的人进行谈话，要求他们向你提供有关你的听众和其他的信息。　　　

　　了解人口信息：年龄、性别以及类似信息　　　

　　我想了解听众的第一件事总是他们的人数，10个人，100个人还是1　000个人呢？听众的多少决定了演讲的许多方面，例如，大规模的听众排除了某些类型的视觉教具，需要使用麦克风；规模小点的听众通常是非正式的。一些用于大规模听众的招数当面对小规模听众时就显得有些傻了。（当全部听众坐成一排时，“转身与你身后的听众握手”就不合适。）　　　

　　我想知道的第二件事是听众的综合特征：听众之间是什么关系？他们来自同一个组织吗？他们有共同的兴趣吗？我把这种信息作为构建演讲内容的基础。　　　

　　另一件我想核实的事是关于听众的人口数据：他们的年龄范围？受过哪种教育？下面列出人口项目的几个标准：　　　

　　年龄性别教育水平经济状况　　　

　　宗教信仰职业民族政治面貌文化影响通常认为你应该尽可能多地收集有关听众的人口信息，另一种观点认为你收集的材料比用到的多。是的，理论上你也许想使演讲能够反映每个听众的特性，实际上，你却没有时间或精力那样做。其实，擅长挑选出最重要的人口信息就会让你的演讲获得成功。　　　

　　比方说，假设你在一家药品公司工作，被要求向一组未来投资者展示公司的概观。他们的年龄、性别和宗教信仰会对你的谈话有影响吗？当然，你可能会考虑如何好好利用关于这些特征的知识，但是，你的演讲内容可能更多地受到听众的职业和教育背景知识的影响。有一些未来投资者是医生吗？（他们也许比你更了解药品。）他们是专业的投资顾问还是对企业财务一无所知的有钱人呢？（你应该让你的“数字”分析有多复杂呢？）你要拿定主意，将重点放在确实能影响你的演讲的听众的特征上，而不是浪费时间去做人口调查。　　　

　　听众的态度、价值观和信仰　　　

　　演讲者倾向于将重点放在听众的人口数据上，却往往忽略了听众的信仰、态度和价值观。原因很简单：很难去拓展这种信息。你能很容易地知道有多少听众，是男性还是女性，但如果想知道他们在想什么就困难了。他们的信仰、态度和价值观会为理解你的演讲内容带来特殊的效果。　　　

　　你真正需要了解的是什么呢？实际上，你需要勾画一个听众的心理轮廓，了解他们来自哪里。下面是一些你需要回答的问题：　　　

　　听众对我演讲的主题持什么态度？听众对我作为演讲者的身份持什么态度？听众对我有什么刻板印象？人们内心有隐藏的议程吗？听众认为重要的价值观是什么？听众拥有共同的价值体系吗？听众所拥有的信仰和态度有多强烈？听众在什么公司和企业部门工作？听众里面包括我在企业里的竞争者吗？听众里面包括能嘉奖或惩罚我的人吗？（我的老板、高层管理人员或股东）对于这些问题的回答有助于你确定研究主题的方法。　　　

　　听众了解的信息以及了解信息的时间　　　

　　具有传奇色彩的足球教练文森·洛巴迪（Vince　Lombardi）曾经向他的队员做了一次基础性演说，“我们要从头开始，”他说，“这是足球。”这段话发生在当他的一个队员回答说“稳住，教练，太快了”的时候。　　　

　　想与听众从头开始吗？你最好弄清楚他们已经知道了什么情况。演讲者易犯的两大错误是谈话要么令听众费解，要么太浅显。　　　

　　演讲前请仔细考虑这些问题：　　　

　　听众觉得我展示给他们的材料有多复杂？听众席中有没有关于这个问题的专家？听众有没有听过与我的观点有关的其他演讲？他们为什么感兴趣？我的展示会改变他们的工作方式或工作关系吗？如果包括不同的部门，他们会理解与主题相关的背景和行话吗？他们早就了解主题的基本观念吗？他们认为对于主题了解很多吗？他们是如何知道关于主题的信息的？他们熟悉我的研究方法并支持我关于这个主题的意见吗？再说一遍，这些问题的答案对于你构建演讲起着重要的作用。听众已经掌握的信息决定了你需要提供多少背景资料、使用多么复杂的语言和包含哪些事例。　　　　　　　　　

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