警言妙句：“你所看到的就是你所得到的。我今天看到的是一个比过去工作过度、预算不足和缺乏创新的研究和发展部门。让我们看一看这些问题。”理论/实践：你可以使用这种方式讨论未按计划出现的事情（理论与实践的差异）。“去年，我们公司宣称提出了一项全新的企业道德规范计划，理论上听起来很好，但是，上一周，我们的总裁因为经济违法问题被逮捕。”主题方式：这是一个自由形式的方式。凭借你自己的直觉、判断和常识，将主题分为几个逻辑片段。（我经常在关于幽默的谈话中使用这种方式。片段分别是：幽默为什么是强大的商业工具、如何利用幽默提出商业观点和行政长官能够使用的非笑话型幽默的简单类型。这是对于材料来说有意义且简单易学的方式）打包：一种高效能方式
根据交流管理顾问吉姆·卢卡斯沙斯基（Jim Lukaszewski）的看法，组织信息最有效的方法是采取数字列表的形式。你可以说，“我有一些好主意”或者“我有四个好主意。”数字让陈述更加有力。“答案以数字顺序表述，就紧紧抓住了人们的大脑，他们会数一数。”吉姆解释说，“当你提到有四个好主意而只谈论了三个，早晚会有人询问第四个。”
你可以利用这个技巧组织你的整篇演讲内容（“提高效益的10种方法”），或者用于单个片段。（“我们谈论的是广告和公共关系的重要性，现在让我们谈论一下获得邮件更高回应率的六种简单方法”）“你将谈话要素绑在一起打成包裹，听众们就会确切地知道你讲到哪里了，”吉姆说，“这有助于他们跟上并理解你的信息。”
但也不要走极端，如果列表太长，其实你有可能丢掉听众。“一位政客为了竞选高官设计了101个理由为自己拉选票。”吉姆回忆说，“他演讲的开头总是‘首先……’，当进行到‘第十五……’时，听众以为他要讨论101个原因当中的每一个。你看到人们脸上厌烦与痛苦的表情了吗？”
“就像摩西在接受了十戒之后举行的压力会议，”吉姆说，“那晚上的电视新闻是这样报道的：‘今天，摩西去了西奈山，接受了十戒，首要的两点是……’”运用你的常识，让列表尽量简短一些。
列提纲以通晓演讲进程
大纲是演讲的蓝图，让你知道提出的论点是什么，它们是怎么联系起来的以及顺序排列是否恰当。一个好的大纲能让你了解如何构建好的演讲。就像建筑蓝图一样，演讲大纲可以采取许多形式。
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第17节：第4章 组织演讲内容（2）
大多数人将大纲与中学时代的特定传统方法即罗马数字大纲联系起来。（每个罗马数字代表一个主要的观点，大写字母代表一个副点，阿拉伯数字表示支持副点的观点）但非常识的观点认为：你可以用许多方法构建大纲，关键在于选择一个合适的方法，只要能让你将谈话分成几部分，并能表现出部分之间的联系的就是好方法。
写演讲稿前后列提纲
关于什么时候列提纲你有两个基本选择：写演讲稿之前和之后。专家们在哪种方法最好上并没有达成一致意见。（我能解决这个问题，在我看来最适合你的方法就是最好的方法）下面的部分涵盖了每种方法的要点。
写演讲稿之前
利用这种方法集中注意力于你的目标，分清帮你达到目标的观点，然后将观点转换成适合大纲结构的大、小要点。当你明确知道要说什么时，才可以充实你的演讲。大纲有意义能确保演讲有意义。这是一种完全符合逻辑程序的方法。（实际上，我在法律学校就读时就以这样的方法即总是先列提纲来回答考试的问题）
写演讲稿之后
你也许会采取另外的方法：直接开始逐字创作演讲。“你会告诉你的好朋友关于主题的什么事？”达拉斯地方社团学院能力开发和核心课程区主管阿尔萨提亚·哈里斯（Allatia Harris）问，“比起用大纲开始，临时与朋友交谈会让你的工作做得更好。”她建议要仔细考虑向朋友讲述的顺序和使用的事例。“如果你关心交谈的对象和主题，别的事情就会依序出现。”完成演讲内容之后写大纲能使你发现结构中的缺陷从而重新编辑恰当的内容。
选择合适的要点数目
大纲中的要点数应该反映你演讲中的要点数，真正的问题是：演讲中应该有多少要点？请看下面几种方法：
确定听众需要了解什么。信息中包括什么绝对重要的要点？（我的意思是指“绝对”重要。如果忽略其中一个，你的演讲不会成功）信息不要太多。许多人力图在一次演讲中堆积很多信息，这是一个错误的做法，因为在你的谈话中听众能吸收和加工的信息有限。如果你提供连续不断的信息，听众并不能收获全部内容，你需要穿插进故事、引用语和其他词句。要点不要超过7个。在演讲中包括要点的最大安全数量的问题上，专家们没有达成一致意见，我认为最高数量是7个，低于这个数更好。（一些专家认为听众能够回忆起的要点不超过5个。正如阿尔萨提亚说，“当你计算的数量超过一只手时就很难记住了”）你所利用的时间长短也同样是一个关键因素，许多专家建议在一次演讲中包括3个要点。重新组织，减少要点数目。在你完成整篇材料后发现有15个要点是绝对重要的，但不要打算以这样的方式演讲。首先，尽最大努力丢掉几个要点。其次，重新组合要点以获得更少的标题。最好将你的15个要点分类为5～7个重要论点。利用索引卡片和手稿
组织好论点后，你需要组织你的演讲笔记。两种最流行的方法是使用索引卡片和精确的手稿。这一部分为你展示每种方法的真相。
把演讲内容放在卡片上
或许索引卡片是组织演讲笔记最受欢迎的方式，它既易控制又便于在口袋中携带，而且能让你快速重新组织演讲结构变得很容易（你只要完成“洗牌”的任务就可以了）。你的卡片上要放什么？请参考下面的意见：
罗马数字式大纲：假如你使用传统的罗马数字式大纲展开你的讲话，只要把大纲放在卡片上就可以了。即使你用别的方法展开你的演讲，你仍然可以完成讲话并将其缩减为罗马数字式大纲。关键词：许多演讲者只是在卡片上写了一系列关键词，这使得提到你的笔记时可以最大限度地减少从听众那里转脸的时间。只不过假如你忘记了关键词代表什么观点就会陷入麻烦的境地。关键句：许多演讲者写出关键句，这种做法可以解决忘记某个关键词代表什么意思的问题，其不利方面是它鼓励像阅读手稿一样阅读卡片。把笔记放在卡片上的一些注意事项：
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第18节：第4章 组织演讲内容（3）
只使用卡片的一面。除非你能把整个演讲内容的全部笔记都合适地放在单张卡片的两面。给每张卡片标上数字。如果打乱了它们，你能够按顺序找回来。为缩减给卡片注上标记。将卡片做上记号的目的是为了能够易于按需要缩减演讲内容。你可以在一些卡片或卡片中的片段上做标记，表明重要和不重要的内容。例如，用黑色笔写的就是重要的事情，蓝色笔写的就可以删掉。将每张卡片格式化以利于阅读。留出大量空白处，确保你的书写在实际的演讲中都能看清，即使光线不足你的卡片也能阅读（一个常见的问题）。避免疯狂滥用“强调”。有些人强调他们的不同颜色的笔记以表示讲话的不同部分：主要论点、次要点和引用语，等等。用颜色强调笔记内容时不要太疯狂，因为如果你使用太多色彩，有可能会忘记它们意味着什么。不要使用你可能忘记的缩写词。为了减少所用的卡片数量，你可能倾向于将设计好的关键词变成缩写词。不要碰运气，尽量使用熟悉的缩写词。如果你认为可能忘记单词代表什么意思，那么最好使用关键短句而不是关键词。更多关于演讲记录的阅读信息，请查看包括预演在内的第5章和聚焦于眼神接触的第11章。
利用手稿工作
大多数演讲没有手稿却更加有效，这是为什么呢？除非你是一个专业演员，否则当你逐字阅读手稿时，听起来就像是一五一十地阅读手稿。如果你希望听起来像是在和听众对话，那就避免通过手稿演讲。
当然，也存在例外的情况。你是不是在演讲文本放在面前的商业展示会或贸易会议中演讲？你是不是向科学家或工程师提供详细的技术信息？或者你是不是奉命向媒体做准备好的陈述？这些情况需要手稿。
如果你确实需要手稿，一定要确保它读起来很容易：使用大字体，保持文字之间两到三倍的距离，在每页编排上留出大片空白，只使用纸的一面且为每一页编上数字。
安排时间获取最大效果
大多数人将“安排时间”与如何讲笑话联系起来，这并不是我这里使用的术语。“安排时间”的意思是指花费多少时间来传达演讲内容和使演讲在规定时间内完成。这一部分为我们展示了一些有关这一主题的思想：
让演讲时间恰到好处
演讲应该需要多少时间？亚伯拉罕·林肯（Abraham Lincoln）的回答是，“就像一个人的寿命——长到足够涵盖这个主题。”请看下面另外几个方法：
不要认为必须填满整个时间空档。30分钟的规定时间并不意味着你必须展示30分钟，如果可能的话，20或25分钟就可以了。（运用你的常识。最近在一次会议中，其他演讲者的谈话花了一个小时的时间，我用了不到10分钟就结束了，会议组织者乐不可支）短点比长点好。如果你早五分钟作出结论，听众们会很高兴；如果你晚五分钟，他们就会不耐烦而且有可能生气。你的听众很忙，他们有要拜访的人和去的地方，因此他们希望你能准时结束。不要让他们失望。20分钟长度正好。如果你能选择演讲长度，最好选20分钟。在听众的注意力达到最高限度之前这已经足够长了，完全可以涵盖许多信息，让听众对你有所了解，留下良好的印象。填充时间表或者过后适当调整
爱因斯坦的相对论认为时间和距离是一致的，许多演讲者显然不同意这种说法。他们不能在规定时间内自始至终地坚持下来。想要在下次演讲中避免这个问题吗？下面的段落为你提出一些小建议和方法，确保你和听众同时结束。
根据手稿长度估计时间
这儿有一个手稿与讲话之间的准确的对比率：包括10个要点、两倍行距的一页相当于两分钟的讲话时间，因此准备一次20分钟的标准演讲就如同写一篇10页纸的文章。（记住这一点，当有人邀请你演讲时会很容易）
将实际时间转换成现实估计
许多人大声地练习演讲是为了得知完成演讲花费的时间。当一个人练习时，你的演讲比在人们面前展示时要短。为什么？因为人们又笑又鼓掌，而且，你会放慢速度等待他们的反应。如果你面向人数众多的听众（数百人或更多）讲话，演讲长度可能会增加50％。通常认为，当你在一个听众面前讲话时，你的演讲会增长大约30％。
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第19节：第4章 组织演讲内容（4）
调整控制幽默
如果在你的谈话中使用幽默并很有成效，听众的笑声和掌声会消耗你部分时间。不要忘记计算这部分时间，特别是对于听众超过300人来说。“大的群体有三种笑的方式，”约翰·肯图（John Cantu）观察说，“第一组立刻领悟笑话，第二组领悟得稍微晚一些，第三组在听到别人笑的时候才开始笑。”他的经验法则是在一个大的人群中每一次笑声持续10～15秒钟。“因此，每讲一次笑话笑声估计要持续45秒钟。”他说。
准备删减
你原先被告知有30分钟的演讲时间，会议未按计划举行，组织者说你只有15分钟，你该怎么办呢？加快讲话速度并不起作用（尽管这是许多人尝试的办法），这是一个大错误，演讲者像是过分活跃，听众离开时除了对演讲者的坏印象之外一无所获。
不要删掉结论
如果你需要删除演讲的某些部分，不要删掉结论。你的演讲就像飞机的一次航行，乘客是你的听众。当你放弃结论时，就好比企图意外着陆。假如提前通知你时间被缩减，演讲内容可以丢掉一些事例，甚至如果有必要可以摒弃要点。在你演讲过程中时间快要用完的情况下你需要删减，这时该怎么办呢？在合理的地方停下来，总结你所说的内容，或者最好是根据你谈话的要点得出一个结论。
让听众知道你意识到了时间
听众们被演讲者一遍又一遍地激怒。你可以通过不时地提醒指出你知道时间过去了多少（以及到你结束还需要多少时间）来减轻他们的担忧。很简单，你可以这样说：“我不可能在20分钟之内告诉你们关于外包市场的全部信息，但是今天我们在一起的时间……”，“接下来的5分钟我想讨论……”，“现在我的演讲已经进行到了一半，我想改变一下方式……”或者你还可以说：“最后，我想利用剩下的3分钟总结一下我们刚刚讨论的内容……”。
利用幻灯软件组织演讲
假如你没有时间完成完美的演讲该怎么办？不用担心。如果你必须快速组织一次演讲，又希望演讲内容组织得合情合理，你很幸运，幻灯软件会为你做这项工作。你只要点击“幻灯软件自制模板”，按照屏幕上面的说明去做就可以了。这里为我们提供了一般商业演讲的各种内容样板，其中包括下面情形下已经制作完毕的提纲。
展示商业计划进行雇员定