《哈佛经理的时间管理》

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哈佛经理的时间管理- 第1部分


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哈佛管理技能培训教程:第八单元 哈佛经理时间管理 第一章 哈佛经理的时间管理


 

第八单元哈佛经理时间管理 

身为总经理切忌为时间所主宰,而应该做一个时间 

的主宰者。 

——(日)辛一  

管理者应更多地注意到:如何去管理他们的时间—— 

一种最有价值的资源。如果能够最优化地利用和明智地分 

配珍贵的时间,将增大他们的能量,从而创造更多的价值。 

——(美)卡斯特 

对哈佛经理来说,也许世界上只有一项资源的使用是 

不需要成本的,那就是时间,但也只有时间这项资源是成本 

最高的资源。如何运用每一分钟,抓住一瞬即逝的时机,奥 

妙也许就在于是否能够完美使用时间。 

——编者 

哈佛语录 不要说什么“明天再干吧”,今日事今日 

毕,明天还有明天的事。 

土光敏夫 

  

有效的管理者知道,如果要管理自己的 

时间,首先应该了解自己的时间实际上耗用 

在什么地方。 

彼德·F·杜拉克 

  

有一项时间浪费的因素,是管理者自己可以控制并 

且可以消除的。这项因素是:管理者自己在浪费别人的时 

间。 

彼德·F·杜拉克 

 

第一章 哈佛经理的 

时间管理 

一、时间管理概念 

谈到开发时间,必须知道时间理论。理论并非是无法证明的,对理论上不能得到佐证的技术,所获得的成果也非常有限。因此,要了解时间的真面目,除了解析时间真正的内涵以外,还必须对自己如何利用时间即“活用时间”加以摸索,才能确实知道时间的本质。 

□ 应用时间的理论根据 

什么是时间? 

令人吃惊的是,有许多作者未针对这个问题加以思考,就坦然地述说时间。这种虽对时间本质模糊不清,却能写出很多书的现实确实令人敬佩。或许是这些人过于聪明,但管理者仍对时间存有种种疑问。 

以树木为例,枝叶生长的根本是根。不了解时间的本质而探讨时间,就好象无根的枝叶末梢,这种议论容易陷入错误的方向。目前,有很多此类的书泛滥于市面上。 

为了有效地说明时间管理术,必须针对“什么是时间”,充分加以讨论,缺乏思想与理论根据的时间术,可说是毫无意义的废物罢了。 

时间包含在人与事务中。以数学的论点看,即是一种函数关系。 

时间的函数性〔f(a,β,……)=K〕 

例如:表示圆的数学关系式〔f(x;y)=(x…a)2+(y…b)2…r2〕,双曲线〔xy=s〕。 

类似此类函数〔y=f(x)〕,x与y之间,有着密不可分的关系存在。 

同样地,时间和人、事物的密切关系,表现在时间的存在形式和数学函数中。例如,活用时间,即为左右生活充实度的密度函数。此密度函数为时间数学函数内的那一种。 

数学函数的特性,其关系式为曲线(函数必为曲线)。相对地,依尝试而言,钟表上表示的时间,一般的印象是直线形象。 

但是,在活用时间的范围内,绝不可能是单纯的直线关系。因为,活用时间具有伸缩性、生命性和密度性。这与活的事物(生物)相同,具有流动性、可能性和柔软性的完备曲线。 

钟表时间,即表示时间以直线处理。依据这种方式,时间生存的侧面、实际生存的侧面和思考的对象,必然产生脱节的现象。持钟表时间观点的时间论,缺乏以人为中心的概念,并且干涩无味。 

  

□ 时间的微分与积分 

捕捉时间的方法有两种: 

一是注意时间微小的部分,即将极小时间的变化、差异、运动、现象加以认识,称之为“时间微分”。“瞬间”是时间微分的象征,也就是无限小的时间内,于零开始到一定时间内所产生的事物。如:选手瞬间的爆发力,即在瞬间——眼睛几乎看不到的微小时间内发挥出来。两个体育选手一决胜负的关键,常决定于瞬间的爆发力。瞬间,对于时间的性质、特征和运动是最鲜明的表示方法。换句话说,时间的本质,以时间的微分观念最容易把握住。二是让时间充分地延长和堆积,时间的变化、运动和构造被称为“时间积分”。 

“积分”的概念,从长时间的尺度加以了解,如“一年”、“时代”、“世纪”,即是积分的时间。 

时间经过这个世界时,产生收敛现象、发散现象、循环现象和振动现象。收敛、发散、循环、振动,可思考为时间引起的作用。对这些运动特征加以认识,必须依靠时间积分方法。 

时间的微分与积分,最重要的论点,为“河流”及“大海”。河水是从上游流向下游,保持一定的律动。水面上的波光粼粼,水流动的潺潺声,能明确显示时间的微分。 

另一方面,海与河流不同,好舍己为人,以本身象征悠久的时间。从惊涛拍岸所产生白色的浪花,眺望海边与水平线连接的那一端,感觉上时间是停止的,让人有种回溯到一百年或三百年前的感触,或者跨越时空到达未来的梦想。 

时间的本质,以“流程”而言,是属于意识流程和生命流程、时代流程,每一流程都能以时间的运动加以捕捉。如果要正确地把握住流程的运动及本质,就必须掌握时间的微分和积分规律。 

时间的流程,由微分的时间和积分的时间构成。例如:时代的流程,最终是用积分方法来下结论。但是,左右流程的时间及无限小时间,是由微分方法来决定。 

管理者的人生,以生存的时间流程加以捕捉。以此方式,管理者对于自己人生的微分与积分,享有共有而实际的存在。简单地说,充实自己现存的瞬间,最后形成充实的一年、十年乃至一生。 

  

□ 时间价值的计算 

下面把“时间价值”与钟表时间价值、活的时间价值,做一比较探究。时间价值,是一小时或一日的单位时间所产生的价值。然而,在某时间内所获得的价值总量(生产量、利益额)等,以下列公式表示。 

价值量(v)=时间价值(q)×时间(t) 

较聪敏的人,对时间价值,以物理学方式表示: 

工作效率=力×距离÷时间(某时间内的工作量) 

从以上方程式中,可以明显看出时间价值。 

这些推论与事实相符。工作及人的一切活动,可从时间观点捕捉。发生的价值v,等于时间价值q乘以时间t,能加以肯定。 

被实现的价值,其投入的时间,以钟表时间或活的时间场合计算,会有很大的差别。其中的 

原因,由上述可以明确的了解分析。 

对时间t的观察,由钟表时间和活的时间的差别,t可随之改变,产生距离。 

以一日工作八小时为例。如果以钟表时间计算,即为八小时。以生存时间计算,则要考虑时间的伸缩性、厚度及密度等因素。比较的结果,八个小时工作时间会产生膨胀收缩的效果。 

这种思考的困难,在于不易以常识衡量。例如:习惯于钟表时间的公司职员,公司一日八小时的工作数,要产生一日十六小时或五十小时的工作数,会有强烈的抵触感觉。 

第二种较易接受的思考方式是,价值量v的差别,是由时间价值所产生的。 

以刚才提到的情形来说,假设时间t为定值(八小时)。相对地,单位时间价值q,则是保持各种价值的变数。生活于钟表时间的人,其q值是僵硬的,属于安定停滞型。而生活于活的时间的人,实际的深度、延长、厚度一体化,形成时间价值qt值有无限大的可能性。 

为何qt值在可能范围内极大化。钟表时间的生活或活的时间的生存生活方式,其选择方法,是根据qt值,由价值v的大小加以左右、决定。 

另外,还有一个必须重视的问题,即为“效率”问题。 

效率会带给时间t、时间价值q很大的影响。工作效率化,将八小时的工作时数,以五小时完成,则节约了三个小时。如此,效率提高五分之三,也就是百分之六十的工作效率。 

以上的说明很容易了解,但也可能产生误解。因为效率的类型有两种,上述只是其中一种。 

效率,常以“外部效率”或“钟表效率”称呼。一般广泛通用的效率属于这种。信息化、技术革新、合理化、系统化、标准化,是由人的外部对环境加以改善,使钟表效率提高,同时,也使钟表时间产生的时间价值增大。 

此外,有一种效率称之为“内部效率”。是从时间论上,采取不同的角度所采取的观点。反不如钟表效率。 

实存效率,并非由人的外部产生,而是由内部发生。生存构造、实存深度、充实度、判断力、集中力,能对时间产生作用,使实存效率提高,同时活的时间的时间价值也随之增大。 

时间效率提高,时间价值增大,这是时间开发的重要课题。因此,钟表时间效率化、时间有效活用和时间的管理是相当重要,但如缺乏活的时间的观点与方法论的展示,则开发时间无法获得充分的成功。因此,开发时间如果在钟表时间、活的时间两方面徘徊不前,反不如在活的时间上下功夫为好,而后推展实行。 

  

“时间意识”与人生  
  

1.对时间的探讨 

对时间的探讨,必须将以下三点明确化。 

第一,时间是由钟表时间和活的时间两者共存而组成的,而后者与人的生存有密切的关系。 

第二,时间是高度的抽象名词。要认识时间的重要性,必须具有高度的思考能力。 

第三,时间的增长属于高层次的思考与自觉性的思考。 

空间和物体,用肉眼能够看见。如咖啡杯、橱柜能根据其形象加以识别。但时间并不能与形象相结合。对时间的认识,不能依靠视觉或表面形象。 

用欲求、意志、感情、情念,是无法认识时间的。因而,当管理者面临喜怒哀乐时,常忘记了时间的存在。 

时间意识,是属于可知性的。管理者必须更细致地分析。 

2.时间意识化程序 

时间的意识化,通过以下程序施行。 

首先,必须将时间加以“分节”。因为时间具有延长、厚度和密度等特性,根据这些性质,把时间区分,使事情成为可能;即依靠这些理论,这种作法,使漫长的时间,处于缓和和扩张的起伏状态。 

接着,要把时间加以分区,按照区间分别。区间的重要,是将时间“切断”。例如:管理者使用“时段”是用时间区间的方法把时间分区。 

再者,时间的价值,是对时间的意义和价值分析、把握。譬如:依照“顺序”进行,是一种时间的概念,展开的顺序也极有意义。另外,含有特权的空间如舞厅、皇宫、董事长室,时间也存在着特权的价值。如不能对这种时间的意义和价值加以分析、认识,是无法具有较深的时间意识的。 

另外,对时间的总合的认识。如在区间(期间)的范围内加以把握,是属于总合认识;在某种情况下,必须对时间的实存性质、意识、价值,做总合的认识。历史认知,是时间总合认识的典型例子。时间意识,需借助于时间积分的考察方式和手续。否则,不易取得良好的效果。 

时间的意识化及时间意识,对开发时间来说,是不可缺少的。因为开发时间是从将抽象的时间意义给予意识化开始的。开发时间是以时间价值增大,自我充实为目的,即你对时间意识化做到了某种程度。 

事实上,每个人都具有某种程度的时间意识。有许多情况管理者对事情并非十分自觉。所以,没有充分做到时间意识化。有时,对现有的时间意识已感到满足,未能充分实现时间意识化。 

这些都将成为开发时间的绊脚石。开发时间的出发点是意识的转换。如果没有不停的时间意识转换,你要开发时间,是无法获得成功的。 

  

时间的知性与感性  
  

管理者对时间认识的能力,相当于对时间的体会,即依存于判断力、分析力、推理力、构想力等理性的思考和感知,而带给人们时间意识。 

认识时间的源泉,除了理性以外,还有另一种点——“感性”。 

感性的行为,又可称为“感觉”。把时间当作一种捕捉感觉的作用,称为“时间感觉”。 

管理者具有一定的时间感觉是毫无疑问的。在进行某些行动时,虽然没有看钟表,但对于时间的早、晚、长、短有实质的感受。关于时间的密度、运动、律动,也存有一定的感觉与体会。 

每个人都具有不同的感觉,感觉可以说是一种能力的表现,因个人而有差异。同一个人的身体内,这种能力于睡眠中会产生很大的标准差。 

时间感觉,现象非常明显。在所有的感觉中,时间感觉一直处于负数的状态。例如:“短”、“长”、“时间过了很久了”、“就快了”、“在这期间”,管理者经常保持这种惰性的时间态度,是无法与钟表时间所把握的精确度相提并论的。此外,对于形态、色彩、规程、味道、温度的识别能力,也是相当有限的。 

一般人认为时间具有惰性的性格。但以管理者的观点,这并非是属于性格,而主要由以下两种原因产生:第一,时间感觉较他人散漫;第二,时间意识不发达。如果不从根本上加以改进,即会一直处在迟钝的时间感觉中。 

相反地,为了提高认识时间的能力,对时间的感觉、使时间意识明确化,是相当重要的课题。在睡眠中,锻炼出判断是否处于胡思乱想或清醒的状态,才是有效的方式。 

理性与感性,是开发时间的两种牵引力。强烈而明晰的理性,敏锐的感性,能给开发时间的很大的贡献。通常,管理者是以理性为基础,感性能辅助理性、能更完整地认识时间,甚至全面性地取代理性。 

  

时段主义的误区  
  

认识时间的方法之一,是借助于钟表,对时间加以表示,设计“时段”,详见表示时间位置、时间

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