优秀员工必备的18种工作方法- 第10部分

　
《联合早报》有一则报道，说英国一位即将上大学的青年为了筹学费，想出了一个点子。他创建了一个网站，并在上面以1美元1个像素的价格卖网页版面！起初购买网页版面的只有他的家人和朋友，可当他把这个经历编成新闻稿发布到网上被一家网站发现并被媒体宣传后，许多大公司都愿意花大笔的钱把自己的logo放上去做成链接（要知道100美元只能买一个英文字母大小的Logo）。就这样，这位青年轻而易举地赚到了100万美元！而且他还没有上大学，就已经被一家网络创意公司相中。
　
值得注意的是，两位新闻的主角都是西方国家的年轻人，一个美国人，一个英国人。除此之外，两个年轻人身上还有许多共同点，互联网在他们的生活中占据重要地位。两个年轻人都是平凡的小人物，而且他们创造“奇迹”的基础都是一个小小的，但很难想到的创意。
　
既然西方的青年可以想出如此有创意的点子，为什么在亚洲就很少见呢？也许很多人将此归责于应试教育，但究竟应试教育中的什么地方直接导致了这种现象的出现？为什么这么一个“简单”的创意我们都想不到呢？创意究竟是怎样获得的？
　
实际上，创意的取得并不容易，无论它是大是小，无论它简单与否。创意不是靠一个人坐在那里，挠破头皮想一整天就可以想出来的；它也不是只有靠天赋，或是靠运气才能得到的。可能有人觉得自己的脑子不灵光，想不出创意，然而创意是一项技能，是可以训练和准备的。
　
创意需要时间和材料，而且必须充足。一天的生活中，如果没有事情可干的时候，创意很可能就在这个时候迸发。要多看、多听、多想，把平常生活中各个方面的点点滴滴都汇聚起来，把注意力集中在“思考”上。而且这种思考要贯穿在生活中，而不是某天心血来潮就什么都不做，坐在那里想一天。这种思考不需要连续，把平常生活中一点点无聊时间利用好就行了。




第57节：第十章怎样产生创意（4）

创意需要大胆，我相信很多人都有这样的经历：有许多创意在脑中迸发，可惜因为种种因素而“胎死腹中”了。英国这位年轻人卖网页上的格子其实很常见，不就是卖网页空间贴广告嘛，很早就有了……但不同的是，他敢于实践，让人们在成功之后发现了他们没有想到的：是卖网页空间没错，但名字变了，创意有了，梦想有了，媒体参与了，结果就是不一样。美国青年的换物品看来十分简单，很正常，但谁能想到有人就是愿意把更高价值的东西与他交换？“人算不如天算”，实践了，才知道结果。
　
这就可以解释为什么IBM的创始人把“思考”作为企业的核心。创意需要大量的积累才会出现，因此，要充分利用每天的零星时间思考，并且把脑中所想的哪怕很小的创意大胆地实践，或许创意哪天就会降临到你的头上！
　
好的方法成就好的创意
　
创意没有固定的法则，创意的工具与方法也不是万能的，但好的方法更容易激发我们的创意。当我们为没有一个好的创意而头疼的时候，如果我们掌握了一定的创意方法，通过这些方法和技巧，就可以大大拓展我们的思维，激发思想的火花和创造性。在日常生活中，创意方法不一而足，不胜枚举，以下几种就是我们最常用的：
　
一、借鉴创意法。借鉴创意法是指，我们可以从熟知的一切入手，再到同行的案例启发，都是我们可以吸取经验的地方。如今网络成了我们日常生活中极为重要的一部分，上网是积累各方知识，了解时下流行动态趋势的好方法，无形中也可以丰富我们的创意，为借鉴创意播下良好的种子。在工作中，当我们黔驴技穷，为找不出一个好的创意解决方案而挠头时，可以吸取日常工作、生活中见到的，与进行中的工作项目相关的成功事例，从其中的一个点，或者一个表现出发，借鉴其成功之处，拓宽创意思路，结合项目现状，给出优质的创意设计。
　
二、情景（情感）映射创意法。每个人都有自己独特的生活，每个人都是独一无二的，不同的生活阅历给了我们不同的性格、不同的想法还有不同的世界观。我们每个人都有自己独一无二的想象力、理解力和判断力，而当不同的人面对同一事物的时候，会做出不同的情感反应。同样的，在我们的日常创作过程中，也就有了不同视觉风格、不同创意想法的出现。




第58节：第十章怎样产生创意（5）

情景映射创意法是指，把我们所要表达的概念化的、抽象化的东西（如文案、主题等）丰富化、立体化，把这些要表达的概念逐步从低级抽象向高级抽象演变，直至获得满意的创意表达为止。这种方法需要对一个想法进行纵向深入发掘，切忌思维横向发散。
　
三、思维导图创意法。这是一种放射性的创意模式，是一种极为自然的创意工具。特别是在进行比较高的创意表达时，思维导图便成了简单有效的最佳选择。思维导图法以需要解决的问题为起点，把我们所认识的、与问题有关的元素进行联想细分，向外延展，再延展，充分发挥联想的创造力。然后思维再跳出来，把之前创造性的想法都结合起来，进而激发出创意的火花。
　
四、头脑风暴法。头脑风暴是一种集思广益，采用众人智慧解决创意缺失的好办法，是众多创意方案的集合，是创意工作中比较简捷有效的方法。它适用于对整体创意有较高要求的项目，但对会议的主持人有较高要求，要求其具备相当的专业性与组织能力。头脑风暴也是时下最为流行的创意方法之一，是创意工作中最先想到的方法之一，也是可行性极高的创意方法之一。
　
五、逆向思维法。受到人生经验和阅历等影响，对于某一种事物我们都有自己固有的思维认识。逆向思维便是反其道而行之，旨在突破我们的思维定势，是一种激发与众不同的超越平常的创意的方法。逆向思维着重考虑在同样的大创意环境下，我们现有的创意所不能表达的东西。当我们觉得做某件事情有困难的时候，或许别人也会这么认为。所以如果我们能实现别人不能实现的创意，那就是我们和他人最大的差异之处，想出的创意也往往会起到意想不到的效果。




第59节：第十一章怎样处理邮件、信（1）

第十一章怎样处理邮件、信
　
件和文件
　
高效处理电子邮件
　
电子邮件已经成为我们日常工作生活中很重要的一个环节，我们每天有很多知识、信息、联系都是通过电子邮件来实现的。但随着邮件的增多，它也逐渐成为主要的时间杀手之一。因此，如何妥善地处理收到的邮件，获取有用的信息，同时节省花费在电子邮件上的时间，便成为一个极为重要的问题。
　
将邮件处理作为日程的一部分。处理邮件经常会破坏工作思路，如果看到邮件来了便立刻回复，虽然不会造成邮件的堆积，但是会严重影响工作的进行。可以设置一个固定的时间来处理邮件，一天两次或者三次，具体的时间和次数最好视自己的日程安排而定。按照工作习惯，将邮件处理放入自己的日程表中。
　
减少邮箱的数目。可能你为了不同的用途采用了多个邮箱，这为你带来了一定便利，但也在一定程度上增加了你的负担。尽量减少自己的邮箱，保留最常用的一两个即可。寻找一个适合自己的邮件工具，看看它的哪些功能适合自己，这样可以减少邮箱数目。
　
尽量不在打开电脑时检查邮件。也许你有打开电脑之后马上检查邮件的习惯，有没有控制这个的必要当然还是看你的个人喜好。不过一日之计在于晨，最好是利用早上这段精力旺盛的时间做一些其他工作，可以提高自己的工作效率。
　
尽量不去设置邮件提醒。很多以前觉得有道理的事情，现在看来并不像我们想象的那么好。就像邮件提醒这个功能，更像是给没有查看邮件的人提供的。如果你能够每天定时查看自己的邮件，那么你大可不必设置邮件提醒功能。无论是提示音或桌面上出现的“新邮件”，都会分散我们的注意力。好奇心会驱使我们去打开邮件，去了解里面的内容。如果不是注意力超级集中、自控能力很强的人，建议还是不要设置邮件提醒。
　
阅读邮件之后马上处理邮件。处理邮件的过程中，使用GTD当中倡导的“两分钟原则”确实不错。收件箱中，我们只要保证邮件当中的信息已经被我们获得了就行。如果是需要回复的邮件，马上回复；如果是含有链接的邮件，使用收藏夹或者其他工具保存有用的链接，或者用其他工具保存其中的信息。总之，无论是回复、删除还是用其他处理方式，我们都应该马上进行。
　
使用自动回复。可能你的很多邮件内容相似，需要回复的信息也相似，在不影响形象的前提下，可以使用自动回复。也许有的人觉得使用自动回复是对别人不尊重，你可以在末尾注明这是一封自动产生的邮件，如需人工回复可以发送邮件到某某邮箱。自动回复的速度非常快，可以让对方省却人工回复的漫长等待时间。




第60节：第十一章怎样处理邮件、信（2）

使用邮件的标签以及过滤功能。这是很重要的一个方面很多邮件客户端工具都有这些功能。善用这些功能，一方面使你能够更有条理地管理邮件，使用一个邮箱同样可以达到原来多个邮箱的效果；另一方面，可以使你今后查找邮件更加方便，减少无谓的时间浪费。
　
每天清空你的邮件收件箱。如果你的邮件比较少，那么你可能会觉得没什么。但如果比较多的话，几天的时间邮箱里的邮件便会多得让你处理起来无从下手。保持每天清空的习惯，可以让你在处理第二天的邮件的时候更加从容，让邮箱使用更加合理。
　
合理处理项目文档
　
在每个项目的实际运作中，不可避免地会产生大量的文档资料。仅以一个简易的软件系统开发为例，其中就包含需求分析报告、开发管理计划、过程管理记录、测试报告、用户手册等多种项目文档。因此从某种程度上讲，项目管理的核心其实就是文档管理。
　
项目文档不仅是重要的工作成果，而且更加有助于组织项目管理水平的提高。过程文档也是组织最为宝贵的文化资产，通过对过程文档进行归纳和分析，管理者可以对本次项目的成功经验和失败教训了然于胸，从而使后续同类项目的运作更加有的放矢。
　
项目文档是项目管理目标属性的良好诠释。项目管理最大的特点在于实现的计划性。在很多情况下，项目的阶段性成果是以文档形式体现的，如新产品研发项目前期的市场调查报告，中期的产品研发计划，后期的产品市场满意度调查，等等。由此可见，项目的运作在一定程度上是由文档驱动的。
　
项目文档对于项目管理人员的素质提升也是大有裨益的。项目文档强调的是一种规范化管理，要求项目管理人员利用书面语言进行沟通表达，以指引项目运作。对于一个成功的项目管理人士来说，他不仅仅是项目各利益方的良好协调者，更应该是一名出色的项目文档管理者。
　
面对浩如烟海的项目文档，应该如何处理呢？




第61节：第十一章怎样处理邮件、信（3）

第一步：在项目管理之初，应对项目文档管理进行全面的策划。
　
策划的重点应体现为两点：首先是对项目文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排，得出项目文档的总览表；　其次在上述基础上，制定对各种项目文档的管理程序，如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等，为项目的配置管理铺设一个良好的基础平台。
　
第二步：需要注重项目文档之间的联系，在动态中管理项目文档。
　
项目文档之间的联系大致可以分成两种，横向联系和纵向联系。所谓的横向联系是指各种不同类型的文档之间的联系，例如项目章程和项目范围说明书，项目时间管理计划和项目成本管理计划等，其中最为常见的文档横向联系就是输入和输出的关系。纵向联系是指类型相同但版本不同的项目文档之间的联系。众所周知，项目管理的一个显著特点就是渐进明细。随着项目的不断进展和深入，管理人员对项目的认识才能更加清晰，因此在得出最终的项目成果之前，每种文档都可能存在多种版本，所以很有必要对其进行规范化的管理以保证项目目标的顺利实现。项目文档之间的横向联系和纵向联系相互结合，形成文档树体系。
　
第三步：要在项目管理的全过程中，特别是在项目结束之后，对各种项目文档进行定期或不定期的总结，从中深入挖掘项目的进展信息和成败经验，以形成项目管理资产库，从根本上提高组织的过程管理水平。
　
除了以上途径之外，要提高项目文档处理的效率，还应该增强自身的项目管理意识。很多企业中负责人的项目管理观念十分浅薄，对文档缺乏足够的重视，因此组织的管理水平也就不高。只有在思想观念中树立以项目为核心的系统思维和规范精神，才能真正领悟项目文档管理的精髓。
　
做好文档记录
　
随着工作经验的丰富，参与项目的增多，我们电脑中有价值的文档也会越来越多。然而当我们寻找它们的时候，却往往不知它们跑哪里去了。也许我们平时没有养成写文档的习惯，等到发现类似问题的时候才发现好记性不如烂笔头，不得不重新研究问题。平时工作笔记是我们的财富，我们不能把它们放在一边不管，应该养成好的文档管理习惯。




第62节：第十一章怎样处理邮件、信（4）

当然，这并不是一件容易的事，更不是一朝一夕就能完成的，它需要长期的坚持和努力。下面有很多好的做法，我们可以借鉴：
　
养成一事一记的习惯，平时功课不能荒废。你可能觉得这样做会很浪费时间，但对以后的好处而言，付出这点时间是值得的。很多问题可能比较难，你遇到了，在别